Formation à l’outil e-Procurement OXALYS « mes commandes achats » - Profil Utilisateurs clés (key users)

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•   Achats publics
•    OXALYS
•    Annick JOUSSET

Objectifs

• Comprendre le périmètre fonctionnel de la solution d'e-procurement et son intégration dans les processus achats de l'université, ainsi que ses interactions avec le système de gestion financière GFC COCKTAIL.
• Identifier les processus couverts par la solution, les rôles des différents acteurs et les règles de gestion associées.
• Maîtriser les fonctionnalités mises à disposition dans le cadre de leur périmètre d'activité et comprendre les impacts des opérations réalisées sur les flux de gestion et les données financières.
• Pouvoir exécuter de manière autonome les scénarios de recette et les cas d'usage définis dans le cadre du projet, en respectant les procédures et les résultats attendus.
• Vérifier la conformité du fonctionnement de la solution au regard des besoins métiers, identifier les anomalies éventuelles et contribuer à leur qualification en fournissant les éléments d'analyse nécessaires à la remontée des observations auprès de l'équipe projet.
• Acquérir une connaissance suffisamment approfondie de la solution pour assurer un rôle de référent au sein de leur composante, département ou laboratoire.
• Assurer un rôle d'interface entre les utilisateurs de leur structure et l'équipe projet en relayant les besoins, les retours d'expérience et les difficultés rencontrées.

Public

• Contributeurs du projet Eprocurement et nouveaux key users proposés par les unités pilotes • Administrateurs de la solution OXALYS

Pré-requis

Se munir de son ordinateur portable

Programme

• Présentation du portail utilisateurs
• Recherche d’articles génériques et d’articles catalogues
• Gestion des demandes d’achat et paniers (panier brouillon, panier modèle, transfert de panier)
• Validation du panier
• Création de la demande d’achat et Workflow de signatures
• Envoi de la commande au fournisseur (automatique ou manuel)
• Réception de la commande
• Création d’incidents sur la commande
• Visualisation du circuit de la commande et suivi des événements
• Autres fonctionnalités